Tự động trả lời khách trên WhatsApp, bạn vẫn toàn quyền kiểm soát
Liên kết số chỉ trong một phút, chọn ai sẽ trả lời và tiếp quản bất kỳ hội thoại nào từ điện thoại hoặc hộp thư. Autoobot không bao giờ chen ngang khi bạn trả lời.
Bắt đầu trong bốn bước
Từ con số 0 đến câu trả lời tự động đầu tiên.
- 1Mở trang Số WhatsApp và liên kết số của bạn bằng mã QR hoặc mã ghép nối.
- 2Mở “Chatbot” trong mục WhatsApp, chọn số, rồi ở mục “Ai trả lời tự động?” chọn từ khóa, AI hoặc Octo và lưu lại.
- 3Nếu không muốn bot lúc nào cũng trả lời mọi người, hãy đặt thời gian và đối tượng bot trả lời.
- 4Gửi tin nhắn từ một điện thoại khác và xem câu trả lời hiện ra trong hộp thư.
Trước khi bắt đầu
Số của bạn vẫn nằm trên điện thoại. Autoobot kết nối như một thiết bị liên kết, giống WhatsApp Web.
WhatsApp trên điện thoại của bạn
WhatsApp hoặc WhatsApp Business, đăng nhập bằng số bạn muốn liên kết.
Thỉnh thoảng điện thoại cần lên mạng
Thiết bị liên kết vẫn hoạt động khi điện thoại tắt, nhưng WhatsApp sẽ đăng xuất chúng nếu điện thoại không lên mạng trong khoảng hai tuần.
Quản trị viên không gian làm việc liên kết số
Chỉ quản trị viên không gian làm việc mới liên kết được số mới; người khác có thể được cấp quyền dùng hộp thư hoặc trả lời tự động của một số.
Tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt của WhatsApp Business
Hãy tắt chúng trên điện thoại. Các tin nhắn này do điện thoại gửi đi, nên Autoobot coi như bạn đã trả lời và nhường lại cho bạn.
Liên kết số
Chọn cách phù hợp với bạn; cách nào cũng chỉ mất khoảng một phút.
Bằng mã QR
- 1Trong Autoobot, mở trang Số WhatsApp và bấm Liên kết số với tùy chọn “Quét mã QR”.
- 2Trên điện thoại: WhatsApp → Cài đặt → Thiết bị đã liên kết → Liên kết thiết bị.
- 3Quét mã trên màn hình. Tình trạng chuyển từ Đang liên kết → Đang đồng bộ → Đã kết nối.
Bằng mã ghép nối
- 1Chọn “Nhập mã trên điện thoại” và nhập số kèm mã quốc gia, chỉ gồm chữ số.
- 2Trên điện thoại: Thiết bị đã liên kết → Liên kết thiết bị → Liên kết bằng số điện thoại.
- 3Nhập mã 8 ký tự hiển thị trong Autoobot.
Ai trả lời
Mỗi số có một cách trả lời tự động. Bạn có thể đổi bất cứ lúc nào; mọi thay đổi chỉ có hiệu lực khi bạn lưu.
Không ai
Chỉ bạn và đội ngũ trả lời. Tin nhắn vẫn về hộp thư như thường.
Từ khóa
Một câu trả lời cố định khi tin nhắn chứa từ bạn chọn. Kiểm tra từ trên xuống dưới; câu trả lời khớp đầu tiên sẽ được gửi.
AI
Câu trả lời được viết theo hướng dẫn bạn đưa ra: công việc kinh doanh, giọng điệu, những điều không bao giờ được hứa.
Octo
Trợ lý trả lời dựa trên kiến thức của bạn (tệp, trang web, hỏi đáp), nêu rõ nguồn và chuyển cho nhân viên khi cần.
Ví dụ về trả lời theo từ khóa
- Từ khóa
- giá, bao nhiêu, báo giá
- Trả lời
- Giá bên mình từ 99.000đ ạ. Bạn gửi tên sản phẩm, shop báo giá ngay nhé.
Khi nào và cho ai
Trả lời tự động có thể theo giờ làm việc của bạn và để yên những hội thoại bạn đang xử lý.
Khi nào trả lời
Luôn luôn, chỉ trong giờ làm việc, hoặc chỉ ngoài giờ làm việc, theo ngày, giờ và múi giờ.
Trả lời cho ai
Mọi người, hoặc chỉ hội thoại mới: khi đã có người trả lời một hội thoại, bot không tham gia hội thoại đó nữa.
Chờ trước khi trả lời
Các tin nhắn gửi trong vòng vài giây được trả lời chung một lần, như người thật đọc hết rồi mới trả lời.
Đang soạn tin
Khách thấy “đang soạn tin…” ngay trước khi nhận câu trả lời, và bot sẽ chờ nếu khách vẫn đang gõ.
Bạn tiếp quản
Con người luôn được ưu tiên. Ngay khi bạn trả lời, từ điện thoại, WhatsApp Web hay hộp thư, bot dừng lại, chỉ trong hội thoại đó.
Bot nhường lại cho bạn
Hội thoại hiện “Nhân viên xử lý” trong hộp thư. Các hội thoại khác vẫn được trả lời tự động.
Khi nào bot quay lại
Sau 1, 4 hoặc 24 giờ bạn không trả lời, hoặc chỉ khi bạn tự bật lại; tùy chọn thêm: khi bạn giải quyết xong hội thoại.
Bạn quyết định bất cứ lúc nào
Trong hộp thư, tạm dừng hoặc bật lại trả lời tự động cho từng hội thoại.
Không có vòng lặp giữa các bot
Nếu một hội thoại nhận quá nhiều câu trả lời tự động trong một giờ, hội thoại sẽ được chuyển cho nhân viên.
Thời hạn trả lời 24 giờ
Autoobot không bao giờ chủ động bắt đầu hội thoại và không gửi tin nhắn nhắc lại.
Hộp thư và đội ngũ
Mọi hội thoại WhatsApp đều nằm trong một hộp thư chung, cùng hội thoại từ tất cả các kênh khác.
Lọc theo số
Chọn một số để chỉ xem hội thoại của số đó, kèm số lượng hội thoại đang mở.
Ghi chú riêng
Viết ghi chú chỉ đội ngũ của bạn thấy; ghi chú không bao giờ được gửi đi và không bao giờ hiển thị cho AI.
Bản nháp trả lời
Yêu cầu một bản nháp; với Octo, bản nháp được viết từ kiến thức của trợ lý.
Phân quyền theo từng số
Trên trang đội ngũ, cấp cho một người quyền dùng hộp thư, trả lời tự động, hoặc toàn quyền quản trị một số.
Tệp và tin nhắn thoại
Những gì khách gửi trên WhatsApp đến hộp thư đúng như khi gửi, và chỉ đội ngũ của bạn xem được.
Ảnh, video và tài liệu
Hiển thị và phát ngay trong hội thoại, tài liệu sẵn sàng để tải xuống; tối đa 16 MB mỗi tệp. Chỉ những người xem được hộp thư của số mới mở được.
Tin nhắn thoại thành văn bản
Mỗi tin nhắn thoại (tối đa 3 phút) được chép lại nguyên văn bằng chính ngôn ngữ của nó, ngay dưới trình phát. Trả lời theo từ khóa, AI và Octo đều đọc văn bản này, nên câu hỏi bằng giọng nói cũng được trả lời. Mỗi tin nhắn thoại tính là một lượt trả lời AI trong gói của số.
Chú thích cũng được đọc
Chú thích của ảnh được đọc như một tin nhắn: từ khóa trong đó sẽ kích hoạt trả lời theo từ khóa.
Đã nhận và đã xem
Tin nhắn của bạn cho biết khi nào đã đến điện thoại của khách và khi nào đã được xem.
Cảm xúc, chỉnh sửa và xóa tin
Cảm xúc hiện bên dưới tin nhắn; tin nhắn đã sửa hiện nội dung mới kèm nhãn đã sửa; tin nhắn bị xóa trên WhatsApp vẫn được lưu lại, kèm nhãn đã xóa.
Vị trí, liên hệ và trích dẫn
Vị trí được chia sẻ mở trên bản đồ, thẻ liên hệ hiện các số điện thoại, và câu trả lời có trích dẫn tin nhắn sẽ hiện phần trích dẫn.
Kịch bản trên WhatsApp
Kịch bản hoạt động trên số của bạn giống như trên Facebook và Instagram, và được tạo trong cùng một trình chỉnh sửa. Trên WhatsApp, mỗi bước tự chọn cách hiển thị các lựa chọn.
Hai cách hiển thị lựa chọn
Ở mỗi bước, chọn danh sách đánh số hoặc bình chọn trong mục “Bước này làm gì”. Tối đa 12 lựa chọn.
Danh sách đánh số
Các lựa chọn được viết bên dưới tin nhắn dạng 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣. Dùng được trên mọi điện thoại và mọi phiên bản WhatsApp.
Bình chọn
Các lựa chọn là một cuộc bình chọn, khách chỉ cần chạm một lần. Rõ ràng và nhanh trên điện thoại; nội dung tin nhắn là câu hỏi của cuộc bình chọn.
Khách trả lời thế nào
Bằng số (1 hoặc 1️⃣), bằng chữ của lựa chọn, hoặc bỏ phiếu trong cuộc bình chọn. Các lựa chọn được giữ trong một giờ.
Cách tính vào gói
Mỗi bước tính là một lượt trả lời, tính ở tin nhắn đầu tiên; các tin nhắn còn lại của bước và những bước tự chạy tiếp theo không bị tính.
Hỏi, rẽ nhánh, chờ
Hỏi và lưu câu trả lời, điều kiện, chờ, phân công và gửi thông tin khách đi cũng hoạt động trên WhatsApp, trong vòng 24 giờ sau tin nhắn cuối của khách.
Thông báo và lệnh trên điện thoại
Đoạn chat với chính mình của số trở thành kênh liên lạc giữa bạn và Autoobot: báo cho bạn những việc cần bạn xử lý trên mọi kênh, và bạn gõ lệnh hoặc câu hỏi ngay tại đó.
Ở đâu
Trong WhatsApp, đó là đoạn chat với chính số của bạn (“Nhắn tin cho chính bạn”). Chọn số và loại thông báo ở cuối trang Số WhatsApp; việc chọn thuộc về quản trị viên không gian làm việc.
Những gì được báo
Có người muốn gặp nhân viên trên bất kỳ kênh nào, một khách tiềm năng mới được kịch bản lưu lại, và các hội thoại có thời hạn trả lời sắp hết trong vòng hai giờ.
Bạn có thể gõ gì
“hôm nay” để xem số liệu trong ngày, “tắt bot” hoặc “bật bot” kèm số điện thoại, “trợ giúp” để xem danh sách lệnh, và bất kỳ câu hỏi nào về việc kinh doanh của bạn cho Octo.
Chi phí
Thông báo và lệnh đều miễn phí. Mỗi câu hỏi cho Octo tính là một lượt trả lời AI của số này.
Trạng thái
Đăng trạng thái WhatsApp của số từ Autoobot, đăng ngay hoặc hẹn giờ, và trả lời những người phản hồi trạng thái.
Đăng ngay hoặc hẹn giờ
Văn bản trên nền màu, hoặc ảnh, video kèm chú thích, từ mục “Trạng thái” trong menu WhatsApp.
Ai xem được
Trạng thái hiển thị với những người đã nhắn cho số trong 30 ngày qua, tối đa 500 người; giống trên WhatsApp, chỉ người đã lưu số của bạn mới xem được.
Trả lời phản hồi
Người trả lời một trạng thái sẽ nhận câu trả lời riêng của trạng thái đó (văn bản hoặc kịch bản), hoặc câu trả lời chung cho mọi trạng thái; không bao giờ ngoài 24 giờ.
Không phải gửi hàng loạt
Trạng thái được đăng lên, không gửi đến ai cả: không có gì đến với người chưa nhắn tin trước.
Cuộc gọi nhỡ
Cuộc gọi không ai nghe máy không còn bị bỏ lỡ: cuộc gọi hiện trong hộp thư và người gọi nhận được câu trả lời.
Trong hội thoại
Cuộc gọi nhỡ hoặc bị từ chối hiện thành một dòng trong hội thoại của người đó, và mở thời hạn trả lời 24 giờ.
Câu trả lời
Đặt văn bản hoặc kịch bản trong mục “Cuộc gọi nhỡ” ở trang Chatbot của số.
Từ chối cuộc gọi
Đánh dấu “Từ chối cuộc gọi ngay” cho số không ai nghe máy.
Trên điện thoại của bạn
Chọn “Có cuộc gọi nhỡ” trong phần thông báo ở cuối trang Số WhatsApp.
Đơn hàng
Giỏ hàng khách gửi từ danh mục WhatsApp Business của bạn về hộp thư dưới dạng đơn hàng.
Trong hộp thư
Đơn hàng hiện kèm số lượng sản phẩm và tổng tiền, phía trên ghi chú của khách.
Được trả lời
Chọn nhãn và kịch bản trong mục “Đơn hàng từ danh mục” ở trang Chatbot của số.
Danh mục của bạn
Sản phẩm vẫn nằm trong WhatsApp Business trên điện thoại của bạn; Autoobot đọc các đơn hàng khách gửi.
Nhóm
Số của bạn có thể theo dõi các nhóm WhatsApp giúp bạn, và hỗ trợ quản lý những nhóm bạn điều hành. Hai công tắc riêng biệt trên trang Nhóm.
Theo dõi
Lưu lại những gì thành viên viết (và nếu bạn muốn, cả tin nhắn thoại đã chuyển thành văn bản) trong 7, 30 hoặc 90 ngày. Số không viết gì vào nhóm, chỉ cần là thành viên.
Hỏi Octo
“Tóm tắt nhóm bán hàng hôm nay”, “Tuấn đã nói gì?”: hỏi trên bảng điều khiển hoặc trong đoạn chat với chính mình của số. Mỗi câu hỏi tính là một lượt trả lời AI.
Trợ lý nhóm
Chào người mới vào nhóm và trả lời theo từ khóa trong nhóm. Mỗi lần tính là một lượt trả lời trong gói của số.
Link và spam
Khi số là quản trị viên nhóm, số sẽ xóa link của thành viên và tin nhắn vượt giới hạn mỗi phút; quản trị viên không bao giờ bị ảnh hưởng.
Lệnh của quản trị viên
!đuổi, !xóa, !đóng, !mở và !lệnh (dùng được cả lệnh tiếng Anh như !remove), do quản trị viên gõ trong nhóm.
Cẩn thận
WhatsApp khóa những số nhắn quá nhiều trong nhóm: tối đa 20 tin nhắn mỗi giờ trong một nhóm, và chỉ dùng trợ lý nhóm cho những nhóm bạn điều hành.
Riêng tư của thành viên
Tin nhắn nhóm không bao giờ vào hộp thư và được xóa sau số ngày bạn chọn. Hãy báo cho nhóm biết tin nhắn đang được lưu.
Giá và gói dịch vụ
Giá: 10 US$/tháng cho mỗi số, không giới hạn lượt trả lời thường.
Dùng thử miễn phí
Số mới bắt đầu với thời gian dùng thử miễn phí, không giới hạn lượt trả lời thường.
Lượt trả lời đi kèm
Không giới hạn lượt trả lời thường (từ khóa và kịch bản), cùng 2.000 lượt trả lời AI (AI và Octo) mỗi tháng; trang “Chatbot” hiển thị số lượt còn lại.
Khi gói hết hạn
Trả lời tự động dừng lại; tin nhắn vẫn về hộp thư và bạn vẫn tự trả lời được. Nếu chỉ hết lượt trả lời AI, lượt trả lời AI sẽ có lại vào tháng sau hoặc với gói bổ sung.
Xử lý sự cố
Bắt đầu từ dấu hiệu bạn gặp.
Số hiện “Mất kết nối”
Kiểm tra điện thoại có internet, mở WhatsApp trên điện thoại rồi đợi một phút. Nếu số đã bị đăng xuất từ điện thoại, hãy liên kết lại. Sau mười phút mất kết nối, Autoobot gửi email cho mọi không gian làm việc có số này và báo ở đầu bảng điều khiển.
Mã QR đã hết hạn
Mã tự làm mới trong một khoảng thời gian; nếu mã ngừng làm mới, hãy bấm Liên kết lại.
Khách không nhận được trả lời tự động
Lần lượt kiểm tra: chế độ trả lời đã được lưu, giờ làm việc và đối tượng trả lời, hội thoại không ở trạng thái “Nhân viên xử lý”, số lượt trả lời còn lại trong tháng, và thời hạn trả lời 24 giờ.
Trả lời tự động dừng sau khi tôi trả lời
Đó là chủ ý: bạn đã tiếp quản hội thoại đó. Trả lời tự động sẽ hoạt động lại theo cài đặt của bạn, hoặc bạn bật lại ngay trong hộp thư.
“Có thể chưa gửi đến”
Kết nối bị gián đoạn khi đang gửi. Kiểm tra đoạn chat trên điện thoại; nếu khách chưa nhận được, hãy bấm Gửi lại.
Bot dừng ngay với khách mới
Tin nhắn chào mừng hoặc tin nhắn vắng mặt của WhatsApp Business đang bật; chúng được gửi từ điện thoại nên được tính là bạn đã trả lời. Hãy tắt chúng đi.
Cần hỗ trợ?
Gửi cho chúng tôi số điện thoại (không phải mã) và những gì bạn thấy; chúng tôi sẽ trả lời qua WhatsApp.
Hướng dẫn này mô tả Autoobot như hiện tại. Quy định của WhatsApp về thiết bị liên kết có thể thay đổi.