Antworte WhatsApp-Kunden automatisch und behalte die Kontrolle
Verknüpfe deine Nummer in einer Minute, lege fest, wer antwortet, und übernimm jede Unterhaltung vom Handy oder im Posteingang. Autoobot fällt dir nie ins Wort.
In vier Schritten starten
Von null zur ersten automatischen Antwort.
- 1Öffne „WhatsApp-Nummern“ und verknüpfe deine Nummer per QR-Code oder Kopplungscode.
- 2Öffne unter WhatsApp den „Chatbot“, wähle die Nummer, entscheide dich unter „Wer antwortet automatisch?“ für Keywords, KI oder Octo und speichere.
- 3Lege fest, wann und wem der Bot antwortet, falls nicht immer und allen.
- 4Schick eine Nachricht von einem anderen Handy und sieh zu, wie die Antwort im Posteingang ankommt.
Bevor du startest
Deine Nummer bleibt auf deinem Handy. Autoobot verbindet sich als verknüpftes Gerät, wie WhatsApp Web.
WhatsApp auf deinem Handy
WhatsApp oder WhatsApp Business, angemeldet mit der Nummer, die du verknüpfen möchtest.
Das Handy geht ab und zu online
Verknüpfte Geräte laufen weiter, wenn das Handy aus ist. Bleibt es aber etwa zwei Wochen offline, meldet WhatsApp sie ab.
Ein Admin verknüpft die Nummer
Neue Nummern verknüpfen nur Admins des Arbeitsbereichs; andere können den Posteingang oder die automatischen Antworten einer Nummer bekommen.
Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten von WhatsApp Business
Schalte sie auf dem Handy aus. Weil das Handy sie sendet, wertet Autoobot sie als deine Antwort und hält sich zurück.
Nummer verknüpfen
Wähle den Weg, der dir passt; beide dauern etwa eine Minute.
Mit QR-Code
- 1Öffne in Autoobot „WhatsApp-Nummern“, wähle „QR-Code scannen“ und klicke auf „Nummer verknüpfen“.
- 2Auf dem Handy: WhatsApp → Einstellungen → Verknüpfte Geräte → Gerät hinzufügen.
- 3Scanne den Code auf dem Bildschirm. Der Status wechselt: „Wird verknüpft“ → „Wird synchronisiert“ → „Verbunden“.
Mit Kopplungscode
- 1Wähle „Code am Handy eingeben“ und gib die Nummer mit Ländervorwahl ein, nur Ziffern.
- 2Auf dem Handy: Verknüpfte Geräte → Gerät hinzufügen → Stattdessen mit Telefonnummer verknüpfen.
- 3Gib den 8-stelligen Code ein, den Autoobot anzeigt.
Wer antwortet
Jede Nummer antwortet auf genau eine Art automatisch. Du kannst sie jederzeit ändern; wirksam wird es erst, wenn du speicherst.
Niemand
Nur du und dein Team antworten. Nachrichten kommen trotzdem im Posteingang an.
Keywords
Eine feste Antwort, wenn eine Nachricht Wörter enthält, die du festlegst. Geprüft wird von oben nach unten; gesendet wird der erste Treffer.
KI
Antworten nach deinen Anweisungen: dein Unternehmen, dein Ton und was nie versprochen werden darf.
Octo
Ein Assistent, der aus deinem Wissen antwortet (Dateien, Webseiten, Fragen und Antworten), seine Quelle nennt und an dich übergibt, wenn es nötig ist.
Beispiel für eine Keyword-Antwort
- Keywords
- Preis, kostet, wie viel
- Antwort
- Unsere Preise beginnen bei 25 €. Schick uns den Produktnamen, dann nennen wir dir den Preis.
Wann und wem
Automatische Antworten können sich nach deinen Geschäftszeiten richten und Unterhaltungen auslassen, um die du dich schon kümmerst.
Wann der Bot antwortet
Immer, nur während der Geschäftszeiten oder nur außerhalb davon – nach Tag, Uhrzeit und Zeitzone.
Welche Unterhaltungen
Alle oder nur neue: Sobald ein Mensch in einer Unterhaltung antwortet, hält sich der Bot dort heraus.
Warten vor der Antwort
Nachrichten, die innerhalb weniger Sekunden eintreffen, bekommen eine gemeinsame Antwort – wie bei einem Menschen, der erst liest und dann antwortet.
Tippanzeige
Kurz vor der Antwort sieht der Kunde „schreibt …“, und der Bot wartet, solange der Kunde noch tippt.
Du übernimmst
Menschen haben immer Vorrang. Sobald du antwortest – vom Handy, in WhatsApp Web oder im Posteingang –, stoppt der Bot, aber nur in dieser Unterhaltung.
Der Bot hält sich zurück
Die Unterhaltung zeigt im Posteingang „In Menschenhand“. Andere Unterhaltungen behalten ihre automatischen Antworten.
Wann der Bot weitermacht
Nach 1, 4 oder 24 Stunden ohne Antwort von dir oder erst, wenn du ihn wieder startest – auf Wunsch auch, sobald du die Unterhaltung als erledigt markierst.
Du entscheidest jederzeit
Pausiere oder starte im Posteingang die automatischen Antworten für eine einzelne Unterhaltung.
Keine Bot-Schleifen
Bekommt eine Unterhaltung in einer Stunde zu viele automatische Antworten, geht sie an einen Menschen.
Das 24-Stunden-Fenster
Autoobot beginnt nie eine Unterhaltung und fasst nie von sich aus nach.
Posteingang und Team
Alle WhatsApp-Unterhaltungen landen in einem einzigen Posteingang – zusammen mit deinen Unterhaltungen aus allen anderen Kanälen.
Nach Nummer filtern
Wähle eine Nummer, um nur ihre Unterhaltungen zu sehen – mit der Anzahl der offenen.
Private Notizen
Schreib Notizen, die nur dein Team sieht; sie werden nie gesendet und nie der KI gezeigt.
Antwortentwürfe
Lass dir einen Entwurf schreiben; mit Octo entsteht er aus dem Wissen des Assistenten.
Berechtigungen pro Nummer
Gib jemandem auf der Team-Seite den Posteingang, die automatischen Antworten oder volle Admin-Rechte für eine Nummer.
Dateien und Sprachnachrichten
Was Leute auf WhatsApp schicken, kommt so im Posteingang an, wie sie es gesendet haben – nur für dein Team.
Bilder, Videos und Dokumente
Werden in der Unterhaltung angezeigt und abgespielt, Dokumente lassen sich herunterladen; jeweils bis 16 MB. Öffnen können sie nur Personen, die den Posteingang der Nummer sehen.
Sprachnachrichten als Text
Jede Sprachnachricht (bis 3 Minuten) erscheint Wort für Wort als Text in ihrer Sprache, direkt unter dem Player. Keyword-Antworten, KI und Octo lesen den Text, also wird auch eine gesprochene Frage beantwortet. Jede zählt als eine KI-Antwort aus dem Paket der Nummer.
Bildunterschriften zählen
Die Bildunterschrift eines Fotos wird wie eine Nachricht gelesen: Keywords darin lösen die Keyword-Antworten aus.
Zugestellt und gelesen
Deine Nachrichten zeigen, wann sie auf dem Handy ankommen und wann sie gelesen werden.
Reaktionen, Bearbeitungen und Löschungen
Eine Reaktion erscheint unter ihrer Nachricht; eine bearbeitete Nachricht zeigt ihren neuen Text mit dem Hinweis „bearbeitet“; eine auf WhatsApp gelöschte Nachricht bleibt in deinem Verlauf, markiert als „gelöscht“.
Standorte, Kontakte und Zitate
Ein geteilter Standort öffnet sich auf der Karte, eine Kontaktkarte zeigt ihre Nummern, und eine Antwort mit Zitat zeigt das Zitat.
Flows auf WhatsApp
Flows laufen auf deiner Nummer wie auf Facebook und Instagram und entstehen im selben Editor. Statt Buttons legt auf WhatsApp jeder Schritt fest, wie seine Auswahl erscheint.
Auswahl auf zwei Arten
Wähle in jedem Schritt unter „Was der Schritt tut“ eine nummerierte Liste oder eine Umfrage. Bis zu 12 Optionen.
Nummerierte Liste
Die Optionen stehen als 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣ unter der Nachricht. Funktioniert auf jedem Handy und in jeder WhatsApp-Version.
Umfrage
Die Optionen werden zur Umfrage, in der die Person einmal tippt. Übersichtlich und schnell auf dem Handy; die Nachricht wird zur Frage der Umfrage.
So antworten die Leute
Mit der Zahl (als 1 oder 1️⃣), mit den Worten der Option oder per Abstimmung in der Umfrage. Die Optionen gelten eine Stunde lang.
Was aufs Paket angerechnet wird
Ein Schritt zählt als eine Antwort, und zwar mit seiner ersten Nachricht; seine weiteren Nachrichten und Schritte, die von selbst folgen, zählen nicht.
Fragen, entscheiden, warten
Fragen und die Antwort speichern, Bedingungen, Warten, Zuweisen und das Senden der Angaben funktionieren auch auf WhatsApp – innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person.
Benachrichtigungen und Befehle am Handy
Der „Chat mit dir selbst“ deiner Nummer wird zu deinem direkten Draht zu Autoobot: Dort erfährst du, was auf allen Kanälen deine Aufmerksamkeit braucht, und schreibst Befehle oder Fragen.
Wo
In WhatsApp der Chat mit deiner eigenen Nummer („Nachricht an dich selbst“). Nummer und Benachrichtigungen wählst du unten auf der Seite „WhatsApp-Nummern“; das entscheidet der Admin des Arbeitsbereichs.
Was du erfährst
Anfragen nach einem Menschen auf allen Kanälen, neue Leads aus einem Flow und Unterhaltungen, deren Antwortfenster sich innerhalb von zwei Stunden schließt.
Was du schreiben kannst
„heute“ für die Zahlen von heute, „bot aus“ oder „bot an“ mit einer Telefonnummer, „hilfe“ für die Liste und jede Frage zu deinem Unternehmen an Octo.
Was es kostet
Benachrichtigungen und Befehle kosten nichts. Eine Frage an Octo zählt als eine KI-Antwort dieser Nummer.
Status
Poste den WhatsApp-Status deiner Nummer aus Autoobot – sofort oder zu einem festen Zeitpunkt – und reagiere auf alle, die darauf antworten.
Posten oder planen
Ein Text auf farbigem Hintergrund oder ein Bild oder Video mit Bildunterschrift – über „Status“ unter WhatsApp.
Wer ihn sieht
Er geht an die Leute, die der Nummer in den letzten 30 Tagen geschrieben haben, bis zu 500; sehen können ihn nur die, die deine Nummer gespeichert haben – wie immer bei WhatsApp.
Auf Antworten reagieren
Wer auf einen Status antwortet, bekommt dessen eigene Antwort (Text oder Flow) oder die Antwort für alle Status – nie außerhalb der 24 Stunden.
Kein Broadcast
Ein Status wird gepostet, nicht verschickt: Niemand, der nicht zuerst geschrieben hat, bekommt etwas.
Verpasste Anrufe
Ein Anruf, den niemand annimmt, geht nicht mehr unter: Er erscheint im Posteingang, und die Person bekommt eine Antwort.
In der Unterhaltung
Ein verpasster oder abgelehnter Anruf erscheint als Zeile in der Unterhaltung der Person und öffnet das 24-Stunden-Fenster.
Eine Antwort
Lege im Chatbot der Nummer unter „Verpasste Anrufe“ einen Text oder einen Flow fest.
Anrufe ablehnen
Aktiviere „Anrufe sofort ablehnen“ für eine Nummer, bei der niemand ans Telefon geht.
Auf deinem Handy
Wähle unten auf der Seite „WhatsApp-Nummern“ bei den Benachrichtigungen „Ein Anruf wurde verpasst“.
Bestellungen
Warenkörbe aus deinem WhatsApp-Business-Katalog kommen als Bestellungen im Posteingang an.
Im Posteingang
Die Bestellung erscheint mit Artikelanzahl und Gesamtbetrag über der Notiz der Person.
Beantwortet
Wähle im Chatbot der Nummer unter „Bestellungen aus deinem Katalog“ ein Label und einen Flow.
Dein Katalog
Die Produkte bleiben in WhatsApp Business auf deinem Handy; Autoobot liest die Bestellungen, die Leute schicken.
Gruppen
Deine Nummer kann ihre WhatsApp-Gruppen für dich im Blick behalten und bei denen helfen, die du verwaltest. Zwei getrennte Schalter auf der Seite „Gruppen“.
Überwachung
Speichert, was Mitglieder schreiben (auf Wunsch auch ihre Sprachnachrichten als Text), für 7, 30 oder 90 Tage. Dabei schreibt die Nummer nichts und muss nur Mitglied sein.
Frag Octo
„Fass den Tag in der Vertriebsgruppe zusammen“, „Was hat Lukas gesagt?“: Frag im Dashboard oder im Chat mit dir selbst. Jede Frage ist eine KI-Antwort.
Der Gruppenhelfer
Begrüßt neue Mitglieder und antwortet in der Gruppe auf Keywords. Jede Begrüßung und Antwort zählt als eine Antwort aus dem Paket der Nummer.
Links und Nachrichtenfluten
Solange die Nummer Admin ist, entfernt sie Links von Mitgliedern und Nachrichten über einem Limit pro Minute; Admins bleiben immer unberührt.
Befehle für Admins
!entfernen, !löschen, !schließen, !öffnen und !hilfe (auch auf Englisch), von einem Admin in die Gruppe geschrieben.
Vorsicht
WhatsApp sperrt Nummern, die in Gruppen zu viel schreiben. Bleib bei höchstens 20 Nachrichten pro Stunde und Gruppe und nutze den Helfer nur in Gruppen, die du selbst leitest.
Privatsphäre der Mitglieder
Gruppennachrichten landen nie im Posteingang und werden nach der gewählten Anzahl Tage gelöscht. Sag der Gruppe, dass ihre Nachrichten gespeichert werden.
Preise und Abrechnung
Der Preis: 10 $ im Monat pro Nummer, ohne Limit bei Standardantworten.
Kostenlose Testphase
Eine neue Nummer startet mit einer kostenlosen Testphase, ohne Limit bei Standardantworten.
Enthaltene Antworten
Standardantworten ohne Limit (Keywords und Flows) und 2.000 KI-Antworten (KI und Octo) im Monat; im „Chatbot“ siehst du, wie viele davon noch übrig sind.
Wenn das Paket endet
Die automatischen Antworten stoppen; Nachrichten kommen weiter im Posteingang an, und du kannst selbst antworten. Sind nur die KI-Antworten aufgebraucht, gibt es neue im nächsten Monat oder mit einem Zusatzpaket.
Fehlerbehebung
Fang beim Symptom an.
Die Nummer zeigt „Getrennt“
Prüfe, ob das Handy Internet hat, öffne dort WhatsApp und warte eine Minute. Wurde die Nummer am Handy abgemeldet, verknüpfe sie neu. Nach zehn Minuten ohne Verbindung schickt Autoobot jedem Arbeitsbereich mit dieser Nummer eine E-Mail und zeigt es oben im Dashboard an.
Der QR-Code ist abgelaufen
Codes erneuern sich eine Zeit lang von selbst; hört das auf, klicke auf „Erneut verknüpfen“.
Ein Kunde hat keine automatische Antwort bekommen
Prüfe der Reihe nach: Ist die Antwortart gespeichert? Passen die Geschäftszeiten und „Welche Unterhaltungen“? Ist die Unterhaltung nicht „In Menschenhand“? Sind diesen Monat noch Antworten übrig? Ist das 24-Stunden-Fenster noch offen?
Nach meiner Antwort hört der Bot auf
Das ist Absicht: Du hast die Unterhaltung übernommen. Der Bot macht nach deiner Einstellung weiter, oder du klickst im Posteingang auf „Fortsetzen“.
„Vielleicht nicht zugestellt“
Die Verbindung ist beim Senden abgebrochen. Prüfe den Chat auf dem Handy; hat der Kunde die Nachricht nicht bekommen, klicke auf „Erneut senden“.
Der Bot hört bei einem neuen Kunden sofort auf
Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten von WhatsApp Business sind aktiv; sie kommen vom Handy und zählen als deine Antwort. Schalte sie aus.
Brauchst du Hilfe?
Schick uns die Nummer (nicht den Code) und was du siehst; wir antworten auf WhatsApp.
Diese Anleitung beschreibt Autoobot, wie es heute funktioniert. Die Regeln von WhatsApp für verknüpfte Geräte können sich ändern.