Rispondi in automatico ai clienti su WhatsApp e resta sempre al comando
Collega il tuo numero in un minuto, scegli chi risponde e prendi in mano qualsiasi conversazione dal telefono o dalla Posta in arrivo. Autoobot non si sovrappone mai a te.
Inizia in quattro passaggi
Da zero alla prima risposta automatica.
- 1Apri Numeri WhatsApp e collega il tuo numero con un codice QR o un codice di abbinamento.
- 2Apri «Bot dei messaggi» sotto WhatsApp, scegli il numero, poi in «Chi risponde in automatico?» scegli parole chiave, IA o Octo e salva.
- 3Imposta quando risponde il bot e a chi, se non sempre e non a tutti.
- 4Invia un messaggio da un altro telefono e guarda la risposta arrivare nella Posta in arrivo.
Prima di iniziare
Il tuo numero resta sul tuo telefono. Autoobot si connette come dispositivo collegato, proprio come WhatsApp Web.
WhatsApp sul telefono
WhatsApp o WhatsApp Business, attivo con il numero che vuoi collegare.
Il telefono si connette ogni tanto
I dispositivi collegati funzionano anche a telefono spento, ma WhatsApp li scollega se il telefono resta offline per circa due settimane.
Lo collega un amministratore dell’area di lavoro
Collegare un nuovo numero spetta agli amministratori dell’area di lavoro; agli altri si può dare accesso alla Posta in arrivo o alle risposte automatiche di un numero.
Messaggi di benvenuto e di assenza di WhatsApp Business
Disattivali sul telefono. Li invia il telefono, quindi Autoobot li considera risposte tue e si fa da parte.
Collega un numero
Scegli il modo che preferisci: entrambi richiedono circa un minuto.
Con un codice QR
- 1In Autoobot apri Numeri WhatsApp, scegli «Scansiona un codice QR» e premi «Collega numero».
- 2Sul telefono: WhatsApp → Impostazioni → Dispositivi collegati → Collega un dispositivo.
- 3Inquadra il codice sullo schermo. Lo stato passa da Collegamento a Sincronizzazione, poi a Connesso.
Con un codice di abbinamento
- 1Scegli «Inserisci un codice sul telefono» e scrivi il numero con il prefisso internazionale, solo cifre.
- 2Sul telefono: Dispositivi collegati → Collega un dispositivo → Collega con il numero di telefono.
- 3Digita il codice di 8 caratteri che vedi in Autoobot.
Chi risponde
Ogni numero ha un solo modo di rispondere in automatico. Puoi cambiarlo quando vuoi: non cambia nulla finché non salvi.
Nessuno
Rispondete solo tu e il tuo team. I messaggi arrivano comunque nella Posta in arrivo.
Parole chiave
Una risposta fissa quando un messaggio contiene le parole che scegli. Le risposte si controllano dall’alto in basso e parte la prima che corrisponde.
IA
Risposte scritte a partire dalle istruzioni che dai tu: la tua attività, il tuo tono, cosa non promettere mai.
Octo
Un assistente che risponde in base alle tue conoscenze (file, pagine, domande e risposte), cita la fonte e passa la conversazione a una persona quando serve.
Esempio di risposta per parole chiave
- Parole chiave
- prezzo, quanto costa, costo
- Risposta
- I prezzi partono da 25 €. Scrivici il nome del prodotto e ti mandiamo il prezzo.
Quando e a chi
Le risposte automatiche possono seguire il tuo orario di lavoro e lasciare stare le conversazioni che segui già tu.
Quando risponde
Sempre, solo in orario di lavoro o solo fuori orario, in base a giorni, ore e fuso orario.
A chi
A tutti, o solo alle nuove conversazioni: quando una persona risponde in una conversazione, il bot ne resta fuori.
Attesa prima di rispondere
I messaggi inviati a pochi secondi l’uno dall’altro ricevono un’unica risposta, come farebbe una persona che legge prima di rispondere.
Sta scrivendo
Il cliente vede «sta scrivendo…» subito prima della risposta, e il bot aspetta se il cliente sta ancora scrivendo.
Intervieni tu
Le persone vengono sempre prima. Appena rispondi tu, dal telefono, da WhatsApp Web o dalla Posta in arrivo, il bot si ferma, ma solo in quella conversazione.
Il bot si fa da parte
Nella Posta in arrivo la conversazione risulta «Gestita da una persona». Le altre conversazioni continuano con le risposte automatiche.
Quando riprende
Dopo 1, 4 o 24 ore senza una tua risposta, solo quando lo riattivi tu e, se vuoi, anche quando risolvi la conversazione.
Decidi tu, sempre
Nella Posta in arrivo puoi mettere in pausa o riattivare le risposte automatiche di una singola conversazione.
Niente cicli tra bot
Se una conversazione riceve troppe risposte automatiche in un’ora, passa a una persona.
La finestra di 24 ore
Autoobot non inizia mai una conversazione e non manda mai messaggi di follow-up.
Posta in arrivo e team
Tutte le conversazioni WhatsApp sono in un’unica Posta in arrivo, insieme a quelle di tutti gli altri canali.
Filtra per numero
Scegli un numero per vedere solo le sue conversazioni, con il conteggio di quelle aperte.
Note private
Scrivi note che vede solo il tuo team: non vengono mai inviate né mostrate all’IA.
Bozze di risposta
Chiedi una bozza: con Octo viene scritta a partire dalle conoscenze dell’assistente.
Permessi per numero
Nella pagina del team, dai a qualcuno la Posta in arrivo, le risposte automatiche o l’amministrazione completa di un numero.
File e messaggi vocali
Ciò che le persone inviano su WhatsApp arriva nella Posta in arrivo così com’è, visibile solo al tuo team.
Foto, video e documenti
Si vedono e si riproducono nella conversazione, e i documenti sono pronti da scaricare; fino a 16 MB ciascuno. Può aprirli solo chi vede la Posta in arrivo del numero.
Messaggi vocali trascritti
Ogni messaggio vocale (fino a 3 minuti) viene trascritto parola per parola nella sua lingua, sotto il lettore. Le risposte per parole chiave, l’IA e Octo leggono il testo, così anche una domanda fatta a voce riceve risposta. Ogni trascrizione conta come una risposta IA del piano del numero.
Le didascalie contano
La didascalia di una foto si legge come un messaggio: le sue parole chiave attivano le risposte per parole chiave.
Consegnato e letto
I tuoi messaggi mostrano quando arrivano sul telefono e quando vengono letti.
Reazioni, modifiche ed eliminazioni
Una reazione compare sotto il suo messaggio; un messaggio modificato mostra il nuovo testo con l’indicazione «modificato»; un messaggio eliminato su WhatsApp resta nel tuo archivio con l’indicazione «eliminato».
Posizioni, contatti e citazioni
Una posizione condivisa si apre sulla mappa, una scheda contatto mostra i suoi numeri e una risposta che cita un messaggio mostra la citazione.
Flussi su WhatsApp
I flussi funzionano sul tuo numero come su Facebook e Instagram, e si creano nello stesso editor. Su WhatsApp ogni passaggio sceglie come mostrare le sue opzioni.
Opzioni in due modi
In ogni passaggio, scegli un elenco numerato o un sondaggio in «Cosa fa il passaggio». Fino a 12 opzioni.
Un elenco numerato
Le opzioni compaiono sotto il messaggio come 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣. Funziona su qualsiasi telefono e con qualsiasi versione di WhatsApp.
Un sondaggio
Le opzioni diventano un sondaggio: alla persona basta un tocco. Chiaro e veloce sul telefono; il messaggio diventa la domanda del sondaggio.
Come rispondono le persone
Con il numero (1 o 1️⃣), con le parole dell’opzione o votando nel sondaggio. Le opzioni restano valide per un’ora.
Cosa conta nel piano
Un passaggio conta come una risposta, con il suo primo messaggio; gli altri messaggi del passaggio e i passaggi che seguono da soli non contano.
Chiedi, decidi, aspetta
Fare domande e salvare le risposte, le condizioni, le attese, l’assegnazione e l’invio dei dati funzionano anche su WhatsApp, entro 24 ore dall’ultimo messaggio della persona.
Avvisi e comandi sul telefono
La chat con te stesso diventa la tua linea diretta con Autoobot: ti segnala ciò che richiede la tua attenzione su ogni canale, e lì puoi scrivere comandi o domande.
Dove
In WhatsApp, la chat con il tuo stesso numero, quella in cui scrivi a te stesso. Scegli il numero e gli avvisi in fondo alla pagina Numeri WhatsApp; la scelta spetta all’amministratore dell’area di lavoro.
Cosa ti segnala
Chi chiede di parlare con una persona su qualsiasi canale, un nuovo contatto raccolto da un flusso e le conversazioni la cui finestra di risposta si chiude entro due ore.
Cosa puoi scrivere
«oggi» per i dati di oggi, «spegni bot» o «accendi bot» seguito da un numero di telefono, «aiuto» per l’elenco dei comandi e qualsiasi domanda sulla tua attività per Octo.
Quanto costa
Avvisi e comandi non costano nulla. Una domanda a Octo conta come una risposta IA di questo numero.
Stato
Pubblica lo Stato WhatsApp del tuo numero da Autoobot, subito o all’orario che scegli, e rispondi a chi gli risponde.
Pubblica o programma
Un testo su sfondo colorato, oppure una foto o un video con la sua didascalia, da «Stato» sotto WhatsApp.
Chi lo vede
Arriva alle persone che hanno scritto al numero negli ultimi 30 giorni, fino a 500; lo vede solo chi ha salvato il tuo numero, come su WhatsApp.
Rispondi alle risposte
Chi risponde a uno Stato riceve la risposta impostata per quello Stato (un testo o un flusso), oppure quella valida per tutti; mai oltre le 24 ore.
Non è un invio di massa
Uno Stato si pubblica, non si invia a qualcuno: non arriva nulla a chi non ti ha scritto per primo.
Chiamate perse
Una chiamata senza risposta non va più persa: compare nella Posta in arrivo e la persona riceve una risposta.
Nella conversazione
Una chiamata persa o rifiutata compare come una riga nella conversazione della persona e apre la finestra di 24 ore.
Una risposta
Imposta un testo o un flusso in «Chiamate perse» nel bot dei messaggi del numero.
Rifiuta le chiamate
Spunta «Rifiuta subito le chiamate» per un numero a cui nessuno risponde al telefono.
Sul tuo telefono
Scegli «Chiamata persa» negli avvisi in fondo alla pagina dei numeri.
Ordini
I carrelli inviati dal tuo catalogo WhatsApp Business arrivano nella Posta in arrivo come ordini.
Nella Posta in arrivo
L’ordine compare con il numero di articoli e il totale, sopra la nota della persona.
Con risposta
Scegli un’etichetta e un flusso in «Ordini dal tuo catalogo» nel bot dei messaggi del numero.
Il tuo catalogo
I prodotti restano in WhatsApp Business sul tuo telefono; Autoobot legge gli ordini che le persone inviano.
Gruppi
Il tuo numero può monitorare i suoi gruppi WhatsApp per te e aiutarti a gestire quelli che amministri. Due interruttori separati nella pagina Gruppi.
Monitoraggio
Conserva ciò che scrivono i membri (e, se vuoi, i loro vocali trascritti) per 7, 30 o 90 giorni. Non scrive nulla, e al numero basta essere membro del gruppo.
Chiedi a Octo
«Riassumi la giornata nel gruppo vendite», «Cosa ha detto Luca?»: chiedi dalla dashboard o nella chat con te stesso. Ogni domanda è una risposta IA.
L’aiutante
Dà il benvenuto a chi entra e risponde alle parole chiave nel gruppo. Ogni suo messaggio conta come una risposta del piano del numero.
Link e messaggi a raffica
Finché il numero è amministratore, rimuove i link dei membri e i messaggi oltre un certo limite al minuto; gli amministratori non vengono mai toccati.
Comandi degli amministratori
!rimuovi, !elimina, !chiudi, !apri e !aiuto (anche in inglese), scritti nel gruppo da un amministratore.
Attenzione
WhatsApp blocca i numeri che scrivono troppo nei gruppi: al massimo 20 messaggi all’ora per gruppo, e usa l’aiutante solo nei gruppi che gestisci tu.
Privacy dei membri
I messaggi dei gruppi non entrano mai nella Posta in arrivo e vengono eliminati dopo il numero di giorni che scegli. Avvisa il gruppo che i messaggi vengono conservati.
Prezzi e fatturazione
Il prezzo: 10 USD al mese per ogni numero, con risposte standard senza limiti.
Prova gratuita
Un nuovo numero parte con una prova gratuita, con risposte standard senza limiti.
Risposte incluse
Risposte standard senza limiti (parole chiave e flussi) e 2000 risposte IA (IA e Octo) al mese; «Bot dei messaggi» mostra quante te ne restano.
Quando finisce
Le risposte automatiche si fermano; i messaggi continuano ad arrivare nella Posta in arrivo e puoi sempre rispondere tu. Se finiscono solo le risposte IA, tornano il mese successivo o con un pacchetto extra.
Risoluzione dei problemi
Parti da quello che vedi.
Il numero risulta «Disconnesso»
Controlla che il telefono sia connesso a internet, apri WhatsApp e attendi un minuto. Se il numero è stato scollegato dal telefono, collegalo di nuovo. Dopo dieci minuti senza connessione, Autoobot invia un’email a ogni area di lavoro che ha il numero e lo segnala in cima alla dashboard.
Il codice QR è scaduto
I codici si rinnovano da soli per un po’; se si fermano, premi «Collega di nuovo».
Un cliente non ha ricevuto la risposta automatica
Controlla, nell’ordine: che la modalità sia salvata, gli orari di lavoro e i destinatari, che la conversazione non sia «Gestita da una persona», le risposte rimaste questo mese e la finestra di 24 ore.
Le risposte si sono fermate dopo che ho risposto
È voluto: hai preso in mano tu quella conversazione. Il bot riprende secondo l’impostazione che hai scelto, oppure premi «Riprendi» nella Posta in arrivo.
«Potrebbe non essere stato consegnato»
La connessione è caduta durante l’invio. Controlla la chat sul telefono; se il cliente non l’ha ricevuto, premi «Invia di nuovo».
Il bot si è fermato subito con un nuovo cliente
Sono attivi i messaggi di benvenuto o di assenza di WhatsApp Business: partono dal telefono e contano come una tua risposta. Disattivali.
Ti serve una mano?
Mandaci il numero (non il codice) e cosa vedi: ti rispondiamo su WhatsApp.
Questa guida descrive Autoobot così com’è oggi. Le regole di WhatsApp sui dispositivi collegati possono cambiare.