Répondez automatiquement à vos clients WhatsApp et gardez la main
Liez votre numéro en une minute, choisissez qui répond, et reprenez n’importe quelle conversation depuis votre téléphone ou la boîte de réception. Autoobot ne vous coupe jamais la parole.
Démarrer en quatre étapes
De zéro à la première réponse automatique.
- 1Ouvrez « Numéros WhatsApp » et liez votre numéro avec un QR code ou un code à 8 caractères.
- 2Ouvrez « Chatbot » sous WhatsApp, sélectionnez le numéro, puis sous « Qui répond automatiquement ? » choisissez Mots-clés, IA ou Octo, et enregistrez.
- 3Indiquez quand le bot répond et à qui, si ce n’est pas toujours et à tout le monde.
- 4Envoyez un message depuis un autre téléphone et regardez la réponse arriver dans la boîte de réception.
Avant de commencer
Votre numéro reste sur votre téléphone. Autoobot s’y ajoute comme appareil connecté, à la manière de WhatsApp Web.
WhatsApp sur votre téléphone
WhatsApp ou WhatsApp Business, connecté avec le numéro que vous voulez lier.
Le téléphone doit se connecter de temps en temps
Les appareils connectés continuent de fonctionner téléphone éteint, mais WhatsApp les déconnecte si le téléphone reste hors ligne environ deux semaines.
Un admin de l’espace de travail le lie
Lier un nouveau numéro est réservé aux admins de l’espace de travail ; les autres membres peuvent se voir confier la boîte de réception ou les réponses automatiques d’un numéro.
Messages d’accueil et d’absence de WhatsApp Business
Désactivez-les sur le téléphone. C’est le téléphone qui les envoie : Autoobot les prend pour une réponse de votre part et se retire.
Lier un numéro
Choisissez la méthode qui vous convient ; les deux prennent environ une minute.
Avec un QR code
- 1Dans Autoobot, ouvrez « Numéros WhatsApp », choisissez « Scanner un QR code » et cliquez sur « Lier le numéro ».
- 2Sur le téléphone : WhatsApp → Paramètres → Appareils connectés → Connecter un appareil.
- 3Scannez le code affiché à l’écran. L’état passe par « Liaison », « Synchronisation », puis « Connecté ».
Avec un code à saisir
- 1Choisissez « Saisir un code sur le téléphone » et entrez le numéro avec son indicatif pays, en chiffres uniquement.
- 2Sur le téléphone : Appareils connectés → Connecter un appareil → Connecter avec le numéro de téléphone à la place.
- 3Saisissez le code à 8 caractères affiché dans Autoobot.
Qui répond
Chaque numéro a une seule façon de répondre automatiquement. Vous pouvez la changer à tout moment ; rien ne change tant que vous n’avez pas enregistré.
Personne
Seuls vous et votre équipe répondez. Les messages arrivent toujours dans la boîte de réception.
Mots-clés
Une réponse fixe quand un message contient des mots que vous choisissez. Les réponses sont vérifiées de haut en bas ; la première qui correspond est envoyée.
IA
Des réponses rédigées d’après vos instructions : votre activité, votre ton, ce qu’il ne faut jamais promettre.
Octo
Un assistant qui répond à partir de vos connaissances (fichiers, pages web, questions-réponses), cite sa source et passe le relais quand il le faut.
Exemple de réponse par mot-clé
- Mots-clés
- prix, combien, tarif
- Réponse
- Nos prix commencent à 25 €. Envoyez-nous le nom du produit et nous vous donnons son prix.
Quand et à qui
Les réponses automatiques peuvent suivre vos horaires d’ouverture et laisser de côté les conversations dont vous vous occupez déjà.
Quand il répond
Toujours, seulement pendant vos horaires d’ouverture, ou seulement en dehors, selon le jour, l’heure et le fuseau horaire.
À qui
Tout le monde, ou seulement les nouvelles conversations : dès qu’une personne de l’équipe répond dans une conversation, le bot ne s’en mêle plus.
Attendre avant de répondre
Les messages envoyés à quelques secondes d’intervalle reçoivent une seule réponse groupée, comme une personne qui lit avant de répondre.
En train d’écrire
Le client voit « écrit… » juste avant la réponse, et le bot attend tant que le client est encore en train d’écrire.
Vous reprenez la main
Les humains passent toujours en premier. Dès que vous répondez, depuis le téléphone, WhatsApp Web ou la boîte de réception, le bot s’arrête, dans cette conversation uniquement.
Le bot se retire
La conversation affiche « Humain aux commandes » dans la boîte de réception. Les autres conversations gardent leurs réponses automatiques.
Quand il revient
Après 1, 4 ou 24 heures sans réponse de votre part, ou seulement quand vous le réactivez ; et, si vous le souhaitez, quand vous résolvez la conversation.
Vous décidez à tout moment
Dans la boîte de réception, mettez en pause ou reprenez les réponses automatiques d’une conversation.
Pas de boucle entre bots
Si une conversation reçoit trop de réponses automatiques en une heure, le bot passe le relais à un humain.
La fenêtre de 24 heures
Autoobot n’entame jamais une conversation et n’envoie jamais de relance.
Boîte de réception et équipe
Toutes les conversations WhatsApp sont dans une seule boîte de réception, avec celles de tous vos canaux.
Filtrer par numéro
Choisissez un numéro pour ne voir que ses conversations, avec le nombre de conversations ouvertes.
Notes privées
Écrivez des notes que seule votre équipe voit ; elles ne sont jamais envoyées ni montrées à l’IA.
Brouillons de réponse
Demandez un brouillon ; avec Octo, il est rédigé à partir des connaissances de l’assistant.
Accès par numéro
Sur la page « Équipe », donnez à quelqu’un la boîte de réception, les réponses automatiques ou l’administration complète d’un numéro.
Fichiers et messages vocaux
Ce que les gens envoient sur WhatsApp arrive dans la boîte de réception tel quel, réservé à votre équipe.
Photos, vidéos et documents
Les photos et vidéos s’affichent et se lisent dans la conversation, les documents sont prêts à télécharger ; jusqu’à 16 Mo chacun. Seules les personnes qui voient la boîte de réception du numéro peuvent les ouvrir.
Messages vocaux retranscrits
Chaque message vocal (jusqu’à 3 minutes) est retranscrit mot pour mot dans sa langue, sous le lecteur. Les réponses par mot-clé, l’IA et Octo lisent ce texte : une question posée à l’oral obtient donc sa réponse. Chaque retranscription compte comme une réponse IA du forfait du numéro.
Les légendes comptent
La légende d’une photo est lue comme un message : ses mots-clés déclenchent les réponses par mot-clé.
Distribué et lu
Vos messages indiquent quand ils arrivent sur le téléphone et quand ils sont lus.
Réactions, modifications et suppressions
Une réaction s’affiche sous son message ; un message modifié affiche son nouveau texte, marqué « modifié » ; un message supprimé sur WhatsApp reste dans votre historique, marqué « supprimé ».
Lieux, contacts et citations
Un lieu partagé s’ouvre sur la carte, une fiche contact affiche ses numéros, et une réponse qui cite un message affiche la citation.
Scénarios sur WhatsApp
Les scénarios fonctionnent sur votre numéro comme sur Facebook et Instagram, et se créent dans le même éditeur. Sur WhatsApp, chaque étape choisit comment présenter ses choix.
Les choix, deux façons
Dans chaque étape, choisissez une liste numérotée ou un sondage sous « Ce que fait l’étape ». Jusqu’à 12 choix.
Une liste numérotée
Les choix s’écrivent sous le message : 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣. Fonctionne sur tous les téléphones et dans toutes les versions de WhatsApp.
Un sondage
Les choix forment un sondage : la personne touche sa réponse, une seule fois. Clair et rapide sur téléphone ; le message devient la question du sondage.
Comment les gens répondent
Avec le numéro du choix, avec ses mots, ou en votant dans le sondage. Les choix restent valables une heure.
Ce qui est décompté du forfait
Une étape compte pour une réponse, avec son premier message ; les autres messages de l’étape et les étapes qui s’enchaînent d’elles-mêmes ne comptent pas.
Demander, décider, attendre
Poser une question et garder la réponse, les conditions, l’attente, l’attribution et l’envoi des informations fonctionnent aussi sur WhatsApp, dans les 24 heures qui suivent le dernier message de la personne.
Alertes et commandes sur votre téléphone
Votre discussion avec vous-même devient votre ligne directe avec Autoobot : elle vous signale ce qui a besoin de vous sur chaque canal, et vous y écrivez des commandes ou des questions.
Où
Dans WhatsApp, la discussion avec votre propre numéro (« Envoyez-vous un message »). Choisissez le numéro et les alertes en bas de la page « Numéros WhatsApp » ; ce choix revient à l’admin de l’espace de travail.
Ce qu’elle vous signale
Quelqu’un qui demande à parler à une personne, sur n’importe quel canal, un nouveau prospect enregistré par un scénario, et les conversations dont la fenêtre de réponse se ferme dans les deux heures.
Ce que vous pouvez écrire
« aujourd’hui » pour les chiffres du jour, « arrêter bot » ou « activer bot » suivi d’un numéro de téléphone, « aide » pour la liste, et toute question sur votre activité pour Octo.
Ce que ça coûte
Les alertes et les commandes ne coûtent rien. Une question à Octo compte comme une réponse IA de ce numéro.
Statut
Publiez le statut WhatsApp de votre numéro depuis Autoobot, tout de suite ou à l’heure choisie, et répondez aux personnes qui y réagissent par message.
Publier ou programmer
Un texte sur fond de couleur, ou une photo ou une vidéo avec sa légende, depuis « Statut » sous WhatsApp.
Qui le voit
Il s’adresse aux personnes qui ont écrit au numéro ces 30 derniers jours, jusqu’à 500 ; seules celles qui ont enregistré votre numéro le voient, comme sur WhatsApp.
Réponses au statut
Une personne qui répond à un statut reçoit la réponse prévue pour ce statut (un texte ou un scénario), ou celle prévue pour tous les statuts ; jamais en dehors des 24 heures.
Pas un envoi en masse
Un statut est publié, pas envoyé : rien n’arrive à une personne qui n’a pas écrit la première.
Appels manqués
Un appel resté sans réponse ne se perd plus : il apparaît dans la boîte de réception et la personne reçoit une réponse.
Dans la conversation
Un appel manqué ou refusé apparaît sur une ligne de la conversation de la personne et ouvre la fenêtre de 24 heures.
Une réponse
Définissez un texte ou un scénario sous « Appels manqués » dans le chatbot du numéro.
Refuser les appels
Cochez « Refuser les appels immédiatement » pour un numéro où personne ne répond au téléphone.
Sur votre téléphone
Choisissez « Un appel est manqué » dans les alertes en bas de la page des numéros.
Commandes du catalogue
Les paniers envoyés depuis votre catalogue WhatsApp Business arrivent dans la boîte de réception sous forme de commandes.
Dans la conversation
La commande s’affiche avec son nombre d’articles et son total, au-dessus du message de la personne.
Réponse aux commandes
Choisissez une étiquette et un scénario sous « Commandes de votre catalogue » dans le chatbot du numéro.
Votre catalogue
Les produits restent dans WhatsApp Business sur votre téléphone ; Autoobot lit les commandes que les gens envoient.
Groupes
Votre numéro peut surveiller ses groupes WhatsApp pour vous, et aider à gérer ceux que vous administrez. Deux options distinctes sur la page « Groupes ».
Surveillance
Conserve ce que les membres écrivent (et, si vous le voulez, leurs messages vocaux retranscrits) pendant 7, 30 ou 90 jours. Elle n’écrit rien, et il suffit que le numéro soit membre du groupe.
Demander à Octo
« Résumé de la journée dans le groupe Ventes », « Qu’a dit Hugo ? » : posez vos questions dans le tableau de bord ou dans votre discussion avec vous-même. Chaque question compte comme une réponse IA.
L’assistant de groupe
Il accueille les nouveaux membres et répond aux mots-clés dans le groupe. Chaque message compte comme une réponse du forfait du numéro.
Liens et messages en rafale
Tant que le numéro est admin, il supprime les liens des membres et les messages au-delà d’une limite par minute ; les admins ne sont jamais touchés.
Commandes des admins
!exclure, !supprimer, !fermer, !ouvrir et !aide (aussi en anglais), écrites dans le groupe par un admin.
Prudence
WhatsApp bannit les numéros qui écrivent trop dans les groupes : pas plus de 20 messages par heure dans un groupe, et réservez l’assistant aux groupes que vous gérez.
Vie privée des membres
Les messages de groupe n’entrent jamais dans la boîte de réception et sont supprimés après la durée choisie. Prévenez le groupe qu’ils sont conservés.
Tarifs et facturation
Le prix : 10 $US par mois et par numéro, sans limite de réponses standard.
Essai gratuit
Un nouveau numéro commence par un essai gratuit, sans limite de réponses standard.
Réponses incluses
Réponses standard sans limite (mots-clés et scénarios), et 2 000 réponses IA (IA et Octo) par mois ; « Chatbot » affiche ce qu’il en reste.
À la fin du forfait
Les réponses automatiques s’arrêtent ; les messages continuent d’arriver dans la boîte de réception et vous pouvez toujours répondre vous-même. Si seules les réponses IA sont épuisées, elles reviennent le mois suivant ou avec une recharge.
Dépannage
Partez du symptôme.
Le numéro affiche « Déconnecté »
Vérifiez que le téléphone a accès à Internet, ouvrez WhatsApp dessus, puis attendez une minute. S’il a été déconnecté depuis le téléphone, liez-le à nouveau. Après dix minutes sans connexion, Autoobot prévient par e-mail chaque espace de travail qui détient le numéro et l’indique en haut du tableau de bord.
Le QR code a expiré
Les codes se renouvellent d’eux-mêmes pendant un moment ; si cela s’arrête, cliquez sur « Lier à nouveau ».
Un client n’a reçu aucune réponse automatique
Vérifiez dans l’ordre : le mode (bien enregistré), les horaires et « À qui il répond », l’état de la conversation (pas « Humain aux commandes »), les réponses restantes ce mois-ci, et la fenêtre de 24 heures.
Le bot s’est arrêté après ma réponse
C’est voulu : vous avez repris cette conversation. Le bot revient selon votre réglage de reprise, ou cliquez sur « Reprendre » dans la boîte de réception.
« Peut-être non distribué »
La connexion a été coupée pendant l’envoi. Vérifiez la discussion sur le téléphone ; si le client n’a rien reçu, cliquez sur « Renvoyer ».
Le bot s’est arrêté tout de suite pour un nouveau client
Les messages d’accueil ou d’absence de WhatsApp Business sont activés ; ils partent du téléphone et comptent comme une réponse de votre part. Désactivez-les.
Besoin d’aide ?
Envoyez-nous le numéro (pas le code) et ce que vous voyez ; nous répondons sur WhatsApp.
Ce guide décrit Autoobot tel qu’il fonctionne aujourd’hui. Les règles de WhatsApp pour les appareils connectés peuvent évoluer.