Svara kunderna på WhatsApp automatiskt – och behåll kontrollen
Länka ditt nummer på en minut, välj vem som svarar och ta över valfri konversation från telefonen eller inkorgen. Autoobot pratar aldrig i mun på dig.
Kom igång i fyra steg
Från noll till det första automatiska svaret.
- 1Öppna ”WhatsApp-nummer” och länka ditt nummer med en QR-kod eller en kopplingskod.
- 2Öppna ”Chattbot” under WhatsApp, välj numret, välj nyckelord, AI eller Octo under ”Vem svarar automatiskt?” och spara.
- 3Ställ in när boten svarar och till vem, om den inte ska svara alltid och alla.
- 4Skicka ett meddelande från en annan telefon och se svaret dyka upp i inkorgen.
Innan du börjar
Numret stannar i din telefon. Autoobot ansluter som en länkad enhet, precis som WhatsApp Web.
WhatsApp i telefonen
WhatsApp eller WhatsApp Business, inloggat med numret du vill länka.
Telefonen är online då och då
Länkade enheter fungerar även när telefonen är avstängd, men WhatsApp loggar ut dem om telefonen är offline i ungefär två veckor.
En administratör länkar numret
Bara administratörer för arbetsytan kan länka nya nummer. Andra kan få tillgång till ett nummers inkorg eller automatiska svar.
Hälsnings- och frånvaromeddelanden i WhatsApp Business
Stäng av dem i telefonen. De skickas från telefonen, så Autoobot tolkar dem som att du svarar och kliver åt sidan.
Länka ett nummer
Välj det sätt som passar dig – båda tar ungefär en minut.
Med en QR-kod
- 1Öppna ”WhatsApp-nummer” i Autoobot, välj ”Skanna en QR-kod” och tryck på ”Länka nummer”.
- 2I telefonen: WhatsApp → Inställningar → Länkade enheter → Länka en enhet.
- 3Skanna koden på skärmen. Statusen går från Länkar → Synkroniserar → Ansluten.
Med en kopplingskod
- 1Välj ”Skriv en kod i telefonen” och ange numret med landsnummer, bara siffror.
- 2I telefonen: Länkade enheter → Länka en enhet → Länka med telefonnummer istället.
- 3Skriv in koden på 8 tecken som Autoobot visar.
Vem som svarar
Varje nummer svarar automatiskt på ett sätt. Du kan byta när som helst, och inget ändras förrän du sparar.
Ingen
Bara du och ditt team svarar. Meddelandena kommer ändå in i inkorgen.
Nyckelord
Ett fast svar när ett meddelande innehåller ord som du har valt. Svaren kontrolleras uppifrån och ned, och den första träffen skickas.
AI
Svar som skrivs utifrån dina instruktioner: ditt företag, din ton och vad som aldrig får utlovas.
Octo
En assistent som svarar utifrån din kunskap (filer, webbsidor, frågor och svar), anger sin källa och lämnar över när det behövs.
Exempel på ett nyckelordssvar
- Nyckelord
- pris, vad kostar, hur mycket
- Svar
- Våra priser börjar på 249 kr. Skicka namnet på produkten så skickar vi priset.
När och till vem
De automatiska svaren kan följa dina öppettider och hålla sig borta från konversationer som du redan sköter.
När boten svarar
Alltid, bara under öppettiderna eller bara utanför dem – efter dag, tid och tidszon.
Till vem
Alla, eller bara nya konversationer: så fort en person har svarat i en konversation håller sig boten borta från den.
Vänta innan svar
Meddelanden som skickas inom några sekunder får ett gemensamt svar – ungefär som när man läser allt först och sedan svarar.
”Skriver …”
Kunden ser ”skriver …” precis innan svaret kommer, och boten väntar medan kunden fortfarande skriver.
Du tar över
Människor kommer alltid först. Så fort du svarar – från telefonen, WhatsApp Web eller inkorgen – slutar boten svara i just den konversationen.
Boten kliver åt sidan
Konversationen visas som ”Hanteras av en person” i inkorgen. Alla andra konversationer får fortfarande automatiska svar.
När boten kommer tillbaka
Efter 1, 4 eller 24 timmar utan svar från dig, bara när du återupptar den, och om du vill även när du markerar konversationen som löst.
Du bestämmer när som helst
Pausa eller återuppta de automatiska svaren för en enskild konversation i inkorgen.
Inga loopar mellan botar
Om en konversation får för många automatiska svar på en timme lämnas den över till en person.
24-timmarsfönstret
Autoobot startar aldrig en konversation och skickar aldrig uppföljningar.
Inkorg och team
Alla WhatsApp-konversationer finns i en och samma inkorg, tillsammans med konversationerna från alla dina kanaler.
Filtrera per nummer
Välj ett nummer för att bara se dess konversationer, med antalet öppna.
Interna anteckningar
Skriv anteckningar som bara ditt team ser. De skickas aldrig och visas aldrig för AI:n.
Svarsutkast
Be om ett utkast. Med Octo skrivs det utifrån assistentens kunskap.
Behörigheter per nummer
På teamsidan kan du ge någon tillgång till inkorgen eller de automatiska svaren, eller göra någon till administratör för ett nummer.
Filer och röstmeddelanden
Det som folk skickar på WhatsApp kommer till inkorgen precis som det skickades, och bara ditt team kan se det.
Bilder, videor och dokument
Visas och spelas upp i konversationen, och dokument kan laddas ned. Upp till 16 MB per fil. Bara de som ser numrets inkorg kan öppna dem.
Röstmeddelanden som text
Varje röstmeddelande (upp till 3 minuter) skrivs ut ord för ord på sitt eget språk, under spelaren. Nyckelordssvar, AI och Octo läser texten, så en fråga som ställs med rösten får svar. Varje röstmeddelande räknas som ett AI-svar i numrets paket.
Bildtexter räknas
En bildtext läses som ett meddelande: nyckelorden i den startar nyckelordssvaren.
Levererat och läst
Dina meddelanden visar när de har kommit fram till telefonen och när de har lästs.
Reaktioner, ändringar och raderingar
En reaktion visas under sitt meddelande. Ett redigerat meddelande visar den nya texten, markerad som redigerad. Ett meddelande som raderas i WhatsApp finns kvar hos dig, markerat som raderat.
Platser, kontakter och citat
En delad plats öppnas på kartan, ett kontaktkort visar sina nummer och ett svar som citerar ett meddelande visar citatet.
Flöden på WhatsApp
Flöden fungerar på ditt nummer precis som på Facebook och Instagram och byggs i samma redigerare. På WhatsApp väljer varje steg själv hur alternativen visas.
Två sätt att visa val
Välj en numrerad lista eller en omröstning under ”Vad steget gör” i varje steg. Upp till 12 alternativ.
En numrerad lista
Alternativen skrivs under meddelandet som 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣. Fungerar på alla telefoner och i alla versioner av WhatsApp.
En omröstning
Alternativen blir en omröstning där personen trycker en gång. Tydligt och snabbt i telefonen, och meddelandet blir omröstningens fråga.
Hur folk svarar
Med siffran (1 eller 1️⃣), med alternativets ord eller genom att rösta i omröstningen. Alternativen gäller i en timme.
Vad som räknas mot paketet
Ett steg räknas som ett svar, med sitt första meddelande. Stegets övriga meddelanden och stegen som följer av sig själva räknas inte.
Frågor, villkor och väntan
Att fråga och spara svaret, villkor, väntan, tilldelning och att skicka uppgifterna vidare fungerar också på WhatsApp, inom 24 timmar efter personens senaste meddelande.
Aviseringar och kommandon i telefonen
Chatten med dig själv på ditt nummer blir din direktlinje till Autoobot: där får du veta vad som behöver din uppmärksamhet i alla kanaler, och där kan du skriva kommandon eller frågor.
Var
I WhatsApp är det chatten med ditt eget nummer, där du skriver till dig själv. Välj nummer och aviseringar längst ned på sidan ”WhatsApp-nummer”. Det är administratören för arbetsytan som bestämmer.
Vad du får veta
Någon som vill prata med en person, i vilken kanal som helst, nya kunduppgifter som ett flöde har sparat och konversationer vars svarsfönster stängs inom två timmar.
Vad du kan skriva
”idag” för dagens siffror, ”bot av” eller ”bot på” följt av ett telefonnummer, ”hjälp” för listan och vilken fråga som helst om ditt företag till Octo.
Vad det kostar
Aviseringar och kommandon kostar ingenting. En fråga till Octo räknas som ett AI-svar för det här numret.
Status
Lägg upp ditt nummers WhatsApp-status från Autoobot, direkt eller vid en vald tid, och svara dem som svarar på den.
Publicera eller schemalägg
En text på en färgad bakgrund, eller en bild eller video med bildtext, från ”Status” under WhatsApp.
Vem som ser den
Den visas för dem som har skrivit till numret de senaste 30 dagarna, upp till 500 personer. Precis som i WhatsApp ser bara de som har sparat ditt nummer den.
Svara på svaren
Den som svarar på en status får statusens eget svar (en text eller ett flöde) eller svaret för alla statusar – aldrig utanför 24-timmarsfönstret.
Inget massutskick
En status publiceras, den skickas inte till någon: ingenting når en person som inte har skrivit först.
Missade samtal
Ett samtal som ingen svarar på försvinner inte längre: det syns i inkorgen och personen får ett svar.
I konversationen
Ett missat eller avvisat samtal visas som en rad i personens konversation och öppnar 24-timmarsfönstret.
Ett svar
Ställ in en text eller ett flöde under ”Missade samtal” i numrets chattbot.
Avvisa samtal
Kryssa i ”Avvisa samtal direkt” för ett nummer där ingen svarar i telefon.
I din telefon
Välj ”Ett samtal missas” bland aviseringarna längst ned på sidan ”WhatsApp-nummer”.
Beställningar
Varukorgar som skickas från din katalog i WhatsApp Business kommer till inkorgen som beställningar.
I inkorgen
Beställningen visas med antal artiklar och totalsumma, ovanför personens kommentar.
Besvaras
Välj en etikett och ett flöde under ”Beställningar från din katalog” i numrets chattbot.
Din katalog
Produkterna finns kvar i WhatsApp Business i din telefon. Autoobot läser beställningarna som folk skickar.
Grupper
Ditt nummer kan hålla koll på sina WhatsApp-grupper åt dig och hjälpa till att sköta dem du administrerar. Två separata reglage på sidan ”Grupper”.
Övervakning
Sparar det medlemmarna skriver (och om du vill deras röstmeddelanden som text) i 7, 30 eller 90 dagar. Numret skriver ingenting och behöver bara vara medlem.
Fråga Octo
”Sammanfatta dagen i säljgruppen”, ”Vad sa Erik?”: fråga i kontrollpanelen eller i chatten med dig själv. Varje fråga är ett AI-svar.
Grupphjälparen
Välkomnar nya medlemmar och svarar på nyckelord i gruppen. Varje välkomstmeddelande och svar räknas som ett svar i numrets paket.
Länkar och spam
Så länge numret är administratör tar det bort medlemmars länkar och meddelanden över en gräns per minut. Administratörer rörs aldrig.
Administratörernas kommandon
!sparka, !radera, !stäng, !öppna och !hjälp (även på engelska), skrivna i gruppen av en administratör.
Var försiktig
WhatsApp stänger av nummer som skriver för mycket i grupper. Skicka högst 20 meddelanden i timmen per grupp, och använd bara hjälparen i grupper som du själv driver.
Medlemmarnas integritet
Gruppmeddelanden hamnar aldrig i inkorgen och raderas efter det antal dagar du väljer. Berätta för gruppen att meddelandena sparas.
Priser och abonnemang
Priset: 10 US$ i månaden per nummer, och ingen gräns för vanliga svar.
Gratis provperiod
Ett nytt nummer börjar med en gratis provperiod – ingen gräns för vanliga svar.
Svar som ingår
Ingen gräns för vanliga svar (nyckelord och flöden) och 2 000 AI-svar (AI och Octo) i månaden. I ”Chattbot” ser du hur många som är kvar.
När det tar slut
De automatiska svaren stoppas. Meddelanden fortsätter att komma in i inkorgen, och du kan fortfarande svara själv. Om bara AI-svaren tar slut kommer de tillbaka nästa månad eller med ett tilläggspaket.
Felsökning
Börja med det du ser.
Numret visar Frånkopplad
Kontrollera att telefonen har internet, öppna WhatsApp i den och vänta en minut. Om numret har loggats ut från telefonen länkar du det igen. Efter tio minuter utan anslutning mejlar Autoobot alla arbetsytor som har numret och visar det högst upp i kontrollpanelen.
QR-koden har gått ut
Koderna förnyas automatiskt ett tag. Om det slutar trycker du på ”Länka” igen.
En kund fick inget automatiskt svar
Kontrollera i tur och ordning: att läget är sparat, öppettiderna och vem boten svarar, att konversationen inte är ”Hanteras av en person”, hur många svar som är kvar den här månaden och 24-timmarsfönstret.
Svaren slutade när jag svarade
Det är meningen: du tog över den konversationen. Den återupptas enligt din inställning, eller så trycker du på ”Återuppta” i inkorgen.
”Har kanske inte levererats”
Anslutningen bröts medan meddelandet skickades. Kolla chatten i telefonen, och om kunden inte fick det trycker du på ”Skicka igen”.
Boten slutade direkt för en ny kund
Hälsnings- eller frånvaromeddelanden i WhatsApp Business är på. De skickas från telefonen och räknas som att du svarar. Stäng av dem.
Behöver du hjälp?
Skicka numret (inte koden) och det du ser, så svarar vi på WhatsApp.
Den här guiden beskriver Autoobot som den fungerar i dag. WhatsApps egna regler för länkade enheter kan ändras.